Buchhaltung mit Software
vom Marktführer

FAQ zu unseren Programmen für die Buchhaltung

Welche Teilbereiche gehören zur Buchhaltung?

In manchen Unternehmen wird nochmals zwischen folgenden Teilbereichen der Buchhaltung unterschieden, die oft in eigens dafür eingerichteten Abteilungen erledigt werden:

Wer ist buchführungspflichtig?

Buchführungspflichtig sind alle Unternehmer, die gemäß § 1 HGB Kaufleute sind. Dazu zählen in erster Linie alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen:

• Eingetragene Kaufleute (e.K.)
• Aktiengesellschaft (AG)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Unternehmensgesellschaft (UG)

Nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende (z. B. Einzelunternehmen oder die GbR) sowie Land- und Forstwirte, deren Gewinn über 80.000 Euro bzw. deren Umsatz über 800.000 Euro liegt, sind ebenfalls zu einer ordnungsgemäßen Buchführung bzw. Buchhaltung verpflichtet. Das bedeutet, dass Kaufleute in diesem Falle eine Buchführung und somit die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle, die für die Besteuerung relevant sind, vorweisen müssen.

Nicht buchführungspflichtig sind hingegen:

• Nicht-Kaufleute
• Einzelkaufleute
• Land- und Forstwirte
• Freiberufler im Sinne des § 18 EstG

Welche Konten werden in der Buchhaltung angelegt?

Die Buchführung unterscheidet zwischen zwei verschiedenen Kontenarten:

1. Bestandskonten: Hier werden alle Güter und Gelder erfasst und nochmals in Aktiva und Passiva unterteilt. Aktive Bestandskonten beinhalten alle Vermögenswerte, während auf dem passiven Bestandskonto alle Verbindlichkeiten gelistet werden.
2. Erfolgskonten: Auf Erfolgskonten müssen alle Vorgänge in Form von Aufwendungen und Erträgen erfasst werden, die erfolgswirksam sind bzw. die in einer Art und Weise das Vermögen betreffen. Egal ob es sich dabei um einen Gewinn (Einnahme) oder einen Verlust (Ausgabe) handelt. Für diese Fälle gibt es wiederum Aufwands- und Ertragskonten innerhalb des Erfolgskontos.

Ein Konto besteht dabei immer aus einer Soll- und einer Habenseite. Das Aufwandskonto beinhaltet alle Ausgaben bzw. Eigenkapital-Minderungen. Zu diesem Konto zählen also zum Beispiel alle Kosten für Personal, Abschreibungen für Anschaffungen oder andere Verluste. Diese werden im „Soll“ gebucht. Das Ertragskonto beinhaltet hingegen alle Einnahmen bzw. Zugänge, die das Eigenkapital erhöhen. Also werden hier alle Umsätze bzw. das „Haben“ gebucht.

Kann ich ohne Buchhaltungskenntnisse mit Programmen von Lexware arbeiten?

Ja, natürlich! Alle unsere Softwarelösungen bieten Ihnen neben vielen modernen Funktionen wichtiges Hintergrundwissen zur korrekten Buchhaltung für den einfachen Einstieg. Auch Gründer, Freiberufler und Start-ups oder Jungunternehmer haben die Möglichkeit, ihre Buchführung mit den Programmen von Lexware und lexoffice ganz einfach selbst in die Hand zu nehmen.

• Sie erhalten wertvolle Hilfe bei Fachfragen und konkrete Tipps zur Finanzbuchhaltung direkt im Programm.
• Ein virtueller Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Formulare und prüft Ihre Buchhaltungsdaten auf Korrektheit. So vergessen Sie garantiert keine wichtigen Daten oder Eintragungen!

Warum ist der Einsatz eines Buchhaltungsprogramms sinnvoll?

Ein Hauptargument: Sie sparen eine Menge Geld, wenn Sie die Buchhaltung mit einer Software selbst in die Hand nehmen. Denn das Outsourcen an einen Dienstleister, wie z. B. Ihren Steuerberater, ist deutlich teurer.

Worauf muss ich bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware achten?

Das Wichtigste ist, dass mit der Software die Gewinnermittlung möglich ist, die Sie für Ihre Buchhaltung benötigen: EÜR oder Bilanz und GuV. Achten Sie außerdem darauf, dass das Buchhaltungsprogramm ein GoBD-Testat aufweisen kann. Nur so ist sichergestellt, dass sie die Vorgaben des Gesetzgebers beachten.

Was ist der Unterschied zwischen „Buchhaltung“ und „Buchführung“?

Oft werden die Begriffe „Buchhaltung“ und „Buchführung“ synonym verwendet. Ist jedoch von der Buchhaltung die Rede, fasst man damit grundsätzlich die Mitarbeiter eines Unternehmens zusammen, die für die Buchführung, d.h. mit der lückenlosen Dokumentation der Geschäftsvorfälle zuständig sind. Sie werden auch Buchhalter genannt und sind mit der Aufgabe der Buchführung betraut, die wiederum ein wichtiger Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens darstellt.

Wie sind die Bücher der Buchhaltung aufgebaut?

Die Buchhaltung besteht aus verschiedenen Elementen:

• Grundbuch: Bildet alle Geschäftsvorfälle chronologisch ab.
• Hauptbuch: Enthält die Sachkonten eines Unternehmens.
• Nebenbücher: Erläutern die Hauptbuchkonten noch detaillierter.

Das Grundbuch bildet die Grundlage für das Hauptbuch, in dem alle Geschäftsvorfälle sachlich betrachtet und entsprechend den jeweiligen Konten zugewiesen werden. Der Abschluss des Hauptbuches führt zur Bilanz (inklusive GuV), bzw. zum Jahresabschluss.

Zu den Nebenbüchern zählen unter andeem

• das Warenbuch, welches Wareneingänge und Warenausgänge verbucht
• das Kontokorrentbuch mit allen Informationen zu den Kreditoren (Lieferanten) und den Debitoren (Kunden)
• das Kassenbuch, welches sämtliche Bargeldbewegungen verzeichnet. Wenn Sie Ihr Kassenbuch gerne digital führen möchten, bietet Ihnen unsere Kassenbuch-Software dafür eine bequeme, sichere und einfache Möglichkeit.

Wann gilt die Einfache bzw. Doppelte Buchführung?

Im Wesentlichen gibt es zwei Möglichkeiten, den Gewinn eines Unternehmens zu ermitteln:

1. Einfache Buchführung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
2. Doppelte Buchführung: Bilanzierung (Betriebsvermögensvergleich)

Die einfache und die doppelte Buchführung unterscheiden sich in der Art und Weise, wie Sie buchen und wie Sie Ihren Gewinn ermitteln. Welche der beiden Methoden zur Ermittlung des Gewinns Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen müssen, hängt zunächst davon ab, wie groß Ihr Betrieb ist und welche Rechtsform Sie gewählt haben.

Weiterhin ist die Form der Gewinnermittlung aber auch davon abhängig, wieviel Umsatz bzw. Gewinn Sie machen. Liegt Ihr Jahresumsatz als Nicht-Kaufmann und Nicht-Kauffrau bei mehr als 800.000 Euro und Ihr Jahresgewinn über 80.000 Euro, so sind Sie zur Bilanzierung (doppelte Buchführung) verpflichtet.

Was sind die wichtigsten Kontenrahmen in der doppelten Buchführung?

Damit gewährleistet ist, dass Unternehmen dazu imstande sind, ihre Konten einheitlich zu führen und auf dieser Grundlage ihren Jahresabschluss zu erstellen, kommt bei der doppelten Buchführung ein sogenanntes Kontensystem bzw. ein Kontenrahmen zum Einsatz. Man unterscheidet dabei vor allem die beiden gängigsten Standardkontenrahmen:

1. SKR 03 (nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut)
2. SKR 04 (nach dem Aufbau des Jahresabschlusses gegliedert)

Der Großteil aller Unternehmen greift auf den Kontenrahmen SKR 04 zurück. Dieser ist auch in den Buchhaltungslösungen von Lexware und lexoffice standardmäßig integriert. Da der SKR 04 nach dem Prinzip des Jahresabschlusses aufgebaut ist, stellt diese Form der Kontenführung später bei der Erstellung von Bilanz und GuV eine große Erleichterung dar.

Welche Belege benötigt man für die Buchhaltung und wie müssen sie geordnet sein?

Wenn Sie Ihren Gewinn durch die EÜR ermitteln, können Sie sich an diesen Vorgaben orientieren:

1. Ordnen Sie Ihre Bank- und Kreditkartenauszüge getrennt und chronologisch nach Banken und Konten bzw. nach Kreditkartenunternehmen.
2. Legen Sie jedem Kontoauszug die betreffenden Ein- und Ausgangsrechnungen bei.
3. Optional können Sie darüber hinaus einen Ausdruck bzw. eine Kopie Ihres Kassenbuchs erstellen.

Sind Sie zum Erstellen des Jahresabschlusses mit Bilanz verpflichtet, gelten für Sie folgende Regeln:

1. Ordnen Sie Ihre Eingangsrechnungen getrennt von Ihren Ausgangsrechnungen und sortieren Sie alles chronologisch
2. Bewahren Sie Ihre Bankauszüge und die dazugehörigen Überweisungsbelege getrennt nach den jeweiligen Banken und Konten auf. Achten Sie auch hier auf eine chronologische Sortierung.
3. Ordnen Sie ebenfalls Ihre Kreditkartenauszüge chronologisch, aber getrennt nach Kreditkartenunternehmen.
4. Sie benötigen außerdem einen Ausdruck bzw. eine Kopie Ihres Kassenbuches.

Welche Kosten kommen bei der Buchhaltung durch einen Steuerberater auf?

Wenn Sie Ihre Buchhaltung von einer Steuerfachkraft, einem externen Buchhalter oder einem Buchhaltungsbüro erledigen lassen, dann ist dies auch entsprechend mit finanziellem Aufwand verbunden. Wie viel Geld von Ihnen verlangt werden darf, ist in einer entsprechenden Gebührenverordnung aufgeführt, wobei sich die Höhe der Zahlung in der Regel nach dem Gegenstandswert Ihres Unternehmens richtet. Dem Gegenstandswert ist eine sogenannte volle Gebühr zugeordnet. Im Falle der Buchhaltung handelt es sich hierbei um den Jahresumsatz Ihrer Firma.

Die Steuerfachkraft kann diese Gebühr nun – je nach Aufwand – in einem gewissen Rahmen ausschöpfen. In der Praxis bedeutet das: Die Höhe des Honorars für die Steuerfachkraft, hängt ganz davon ab, wie hoch der Jahresumsatz Ihres Unternehmens ist und wie viele Belege in diesem Zeitraum anfallen.

Die Honorarkosten für einen externen Buchhaltungsfachmann bzw. -frau können Sie häufig verringern, indem Sie Ihre Belege vorkontieren. Je besser Sie also mit ihm oder ihr zusammenarbeiten, desto geringer fällt die Gebühr aus. In unserem Fach-Artikel „Zusammenarbeit mit der Steuerfachkraft: So senken Sie die Kosten“ erfahren Sie mehr zu diesem Thema.

Kann ich die Buchhaltungssoftware von der Steuer absetzen?

Ja, die Kosten für eine Buchhaltungssoftware können Einzelunternehmen sowie Freiberufler als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.

Kann ich mir die Steuerfachkraft für die Buchhaltung mit Lexware komplett sparen?

Mit Lexware optimieren Sie in erster Linie Ihre Buchhaltung, können diese aber auch – mit einer gewissen Routine – komplett selbst erledigen.

Gerade wenn Sie Ihre Belege, Buchungen und Bilanzen mit unserer Finanzbuchhaltungssoftware regelmäßig selbst bearbeiten, können Sie dadurch wichtige Vorarbeit für Ihren Steuerberater bzw. Bilanzbuchhalter leisten. Nach der nötigen Einarbeitungszeit in unsere Buchführungsprogramme können Sie langfristig sogar komplett auf geschultes Fachpersonal für Ihre Buchhaltung verzichten und dadurch bares Geld sparen.

Ein Buchhaltungsprogramm wie lexoffice oder Lexware buchhaltung hat folgende Vorteile gegenüber einer Auslagerung an die Steuerfachkraft:

• Sie erlernen den eigenständigen Umgang mit Rechnungen, Bilanzen, Buchführung, Jahresabschluss & Co. Dadurch sind Sie ungebunden und erledigen die buchhalterischen Aufgaben intern.
• Sie behalten selbst den Überblick über Ihre Finanzen, Buchungsvorgänge und mögliche Steuerforderungen. Kein langes Warten auf Rückmeldung oder Auswertungen.

• Sie können schneller wichtige, geschäftliche Entscheidungen treffen. Denn Sie profitieren vom Direktzugriff und schauen bei Bedarf selbst in die Geschäftsvorfälle.
• Sie sparen sich die Kosten für einen Steuerberater. Auch die Steuerberatungs-Kosten bzw. die Kosten für die Buchführung müssen berücksichtigt werden und können je nach Aufwand auch recht hoch ausfallen.